Recuperación de datos el paso crítico de un proyecto de TI
Publicado el : 26/04/2018 en Gestión de proyectos Por : Nathalie Laurent Tags :

Recuperación de datos: el paso crítico de un proyecto de TI

Cambiar el software, sí. Perdiendo tus datos, ¡no! Este es el desafío de la recuperación de datos, un paso crucial en un proyecto de TI. Hagamos un balance de los factores clave de éxito de una recuperación de datos.

Cualquiera que sea el proyecto, hay varios pasos a seguir con diligencia: el estudio de las necesidades, la elaboración de las especificaciones, la configuración, el desarrollo, la recuperación de datos y la receta. La metodología parece estar bien hecha. Sin embargo, los equipos del proyecto a menudo subestiman uno de los puestos más importantes. Esto es, ya lo has entendido, la recuperación de datos.

 

Los datos, el capital estratégico de una empresa

Vivimos en un mundo donde la cantidad de datos crece exponencialmente (leer nuestro artículo “del Big Data a datos eficientes“). Las empresas, independientemente de su tamaño o campo de actividad, se dan cuenta de la importancia estratégica de la calidad de los datos. Datos personales, transaccionales, de comportamiento, logísticos o incluso financieros; todos están preocupados.

Las empresas están invirtiendo cada vez más en el tema. ¿Su ambición? Crear una vista simplificada de sus clientes, prospectos, productos, etc. ¿Para qué? Por un lado, para garantizar la satisfacción del cliente al ofrecer el producto correcto, al precio correcto, en el lugar correcto. Y, por otro lado, para monetizar estos datos famosos (sin embargo, ten cuidado de haber obtenido el consentimiento de la persona en cuestión para respetar el RGPD).

 

¿Qué es una recuperación de datos?

La gestión de recuperación de datos es un problema que se encuentra cada vez más en los proyectos de informatización, ya sea que se tratase de la adquisición o el cambio de un software de gestión. Concretamente, la recuperación incluye la recuperación de datos existentes y su transferencia a un nuevo sistema. Puede intervenir en varios casos. Por ejemplo, la recuperación de un software CRM a otro, de una versión de software a la siguiente o de una hoja de cálculo de Excel a un software de gestión.

Entre los objetivos de una recuperación de datos, observamos en particular la ganancia de eficiencia. De hecho, los usuarios podrán explotar la información disponible mientras evitan el reingreso manual y la pérdida de datos. Usarán la nueva herramienta en las mejores condiciones, lo que facilitará su adhesión al proyecto.

 

¿Cómo garantizar el éxito de una recuperación de datos?

Analiza y limpia los datos existentes

La recuperación de datos debe considerarse como un proyecto en el proyecto. Es un subproyecto que requiere un equipo dedicado. Este último tendrá un excelente conocimiento técnico del sistema de información actual y consolidará, limpiará y validará la base de datos antes de la integración en el sistema de destino.

Definir una estrategia de recuperación

¿Es necesario resumir todo? Con el tiempo, algunos datos son “viejas quincallas” cuyo interés es olvidado por todos. Por ejemplo, ¿por qué mantener las características de los productos obsoletos o el perfil de un cliente potencial identificado hace varios años y que nunca ha respondido a tus solicitudes? O bien, ¿por qué hacer un seguimiento en el sistema por los antiguos colegas? Recuerda: la reducción del perímetro limita los riesgos de errores de recuperación, los requisitos de limpieza y el tiempo requerido para las pruebas de recuperación. Vale la pena, ¿no? Por lo tanto, es esencial discutir esto con el editor del nuevo software para garantizar la coherencia del sistema de origen y el sistema de destino. Paralelamente, la metodología de recuperación debe industrializarse lo más posible para limitar los costos.

Acompañar el cambio

La recuperación de datos es parte de un proyecto informático (lee nuestro artículo “Tu proyecto CRM exitoso“). Sin embargo, la herramienta anterior probablemente estaba en el corazón de los usuarios cotidianos. Por lo tanto, es esencial llevar a cabo una política de gestión del cambio internamente con los empleados afectados. Esto incluye información periódica sobre el progreso del proyecto, capacitación y toma de decisiones colegiada.

Prueba y volver a probar

La responsabilidad de este paso recae tanto en el patrocinador como en el proveedor de recuperación de datos. El objetivo es verificar que los datos existentes estén bien integrados en el sistema objetivo de acuerdo con la estrategia preestablecida. Y dado que rara vez es realista controlar todos los datos, las pruebas se limitarán a una muestra representativa. Una vez que las pruebas sean concluyentes, pasamos al cambio. Una vez que se ha completado la importación de los datos, el patrocinador debe hacer algunos controles estructurales, calidad y confiabilidad.

Confiarse en el proveedor mientras mantienes el control

El know-how del proveedor de servicios o del editor es un soporte esencial para pilotear la recuperación de datos. Pero ten cuidado de no descansar demasiado en él. Porque, en última instancia, el patrocinador de la recuperación es el único responsable de la calidad de los datos.

 

Puntos para recordar

La gestión de la recuperación de datos ahora es inseparable de la adquisición o el cambio de herramienta informática. Es un proyecto en sí mismo que debe abordarse como tal y cuyos factores clave de éxito se basan en:

  • El análisis preciso de los datos existentes,
  • Una estrategia para seleccionar y extraer datos existentes,
  • La posible corrección de los datos a reanudar,
  • Pruebas en la nueva herramienta

Paralelamente, un diálogo de calidad con el proveedor del servicio ayudará a anticipar ciertos problemas, a reaccionar ante los que lo piden y a proyectar con mayor facilidad el uso de la nueva herramienta.

Finalmente, fluirá la calidad de la gestión de la recuperación:

  • La adhesión y el agarre rápido de la nueva herramienta
  • Ahorro de tiempo y eficiencia
  • Mejor organización

En resumen, normalmente, ¡solo felicidad! ?

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