La gestion du protocole pour les collectivités
Publié le : 20/09/2013 dans Marketing & CRM Par : Alexis Monier Tags : Collectivités

La gestion du protocole avec E-DEAL Collectivités

La visibilité procurée par ces évènements, leur aspect symbolique ainsi que l’importance qu’ils ont dans les relations entre élus placent les organisateurs au centre de toutes les attentions : Qui inviter ? Quel titre utiliser ? Quel ordre respecter ? Comment organiser les relances ? E-DEAL avec sa solution de gestion de la relation citoyen permet aux équipes de gérer au mieux ce protocole ?

La gestion du protocole, un sujet sensible pour les collectivités

Inauguration d’une nouvelle piscine, vernissage à la médiathèque, cérémonie du 11 novembre… Les services en charge de la gestion du protocole ne s’ennuient pas ! En plus des traditionnels honneurs et cérémonies officielles, les services de gestion du protocole prennent aujourd’hui en charge l’ensemble des évènements organisés par les collectivités.

Le volume des contacts, la variété des informations ainsi que les nombreux interlocuteurs en charge des mises à jour des informations constituent à la fois une vraie difficulté et une limite de la gestion protocolaire.

Fort de ce constat, E-DEAL a étoffé sa suite E-DEAL Collectivités d’un module spécialement dédié à la gestion du protocole et des évènements :

  • Administrer une base de contacts
  • Fiabiliser, dédoublonner, enrichir les données
  • Gérer les mandats, les fonctions
  • Cibler les bons interlocuteurs
  • Envoyer les invitations, quel que soit le canal
  • Relancer automatiquement
  • Suivre la présence, les représentations
  • Remercier

Nous vous proposons ci-dessous quelques écrans de ce module de gestion protocolaire.

Des événements clairement identifiés dans la solution de GRC

La fiche Événement de la solution E-DEAL Collectivités permet de regrouper toutes les informations relatives à une manifestation. Chaque utilisateur autorisé (en fonction de son profil) peut créer de nouveaux évènements auxquels il associe des invités, des ressources, des lieux, des documents…evenement

L’onglet Participants de la fiche Événement permet de suivre en temps réel le statut de chaque invité.

participants

La gestion des personnalités aux multiples fonctions

Le modèle multifonction permet de gérer les contacts au niveau de la fonction d’une personne tout en offrant une vision consolidée sur l’ensemble des fonctions. On parle alors de vision 360° de la personne.Une personne est caractérisée par sa ou ses fonctions déterminées dans le temps (prise de fonction et fin). Les différentes fonctions d’une personne s’affichent dans l’en-tête de la fiche : l’utilisateur peut y accéder en un clic.Les échanges avec une personne (invitation, courrier…) sont archivés pour chacune des fonctions de la personne.L’ordre des fonctions indique la priorité de sélection vis-à-vis des ciblages.multifonction

 

Dans le cas d’une personne ayant plusieurs fonctions (ou mandats) et ayant été sélectionnée plusieurs fois dans la cible, l’utilisateur a le choix de systématiquement prioriser une des fonctions, d’envoyer l’invitation pour chaque fonction ou de sélectionner manuellement la fonction à privilégier.

L’envoi des invitations pour la gestion du protocole

Les invitations peuvent être envoyées, soit par courrier grâce à l’export des destinataires directement au format du routeur, soit par courriel depuis le module E-DEAL On line. Dans ce cas, le message intègre des liens permettant aux destinataires de s’inscrire ou de s’excuser pour l’évènement. La fiche de l’évènement, mais également les fiche de chaque personne, sont automatiquement mises à jour dès la réponse du l’invité.invitation

 

Avec E-DEAL Collectivités, les Mairies, Conseils généraux et Conseils régionaux disposent d’un outil simple permettant d’optimiser les tâches administratives pour se concentrer sur les vrais objectifs de leurs manifestations.

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